Poco tiempo después recibí la noticia de que el correo corporativo sería migrado a una nueva plataforma; coincidiendo con el inicio de la etapa que acabo de finalizar, hacia febrero, mi correo dejó de funcionar un buen día y tardé unas horas en conseguir configurar la nueva cuenta en el PC del despacho; luego lo de configurarlo en casa o en móvil fue un ejercicio más propio del hackeo que de un cambio programado, pero el caso es que pasé a la nueva plataforma y oh sorpresa ahí estaba la mejora prometida.
En apariencia se podría pensar que se trata de los clásicos "grupos" de correo, pero traen añadidas herramientas de las que te vas percatando desde que los creas.Porque además de las "conversaciones" te ofrece un calendario de grupo, compartir notas (en OneNote), compartir archivos y "conectar aplicaciones".
Así pues se pone uno a explorar no sin antes "convocar" a los conocidos inquietos por si quieren trastear.
Haciendo pruebas con el nuevo correo corporativo... tiene un gran "fondo de armario" desconocido o mal divulgado...— X.M. Meijome (@EnferEvidente) 09 xuño 2016
Para encontrar los grupos desde la bandeja del correo hay que ir a "Carpetas" y una vez allí se puden desplegar los grupos en los que esta uno incluido o "explorar" los que puedan interersarnos...
Como se aprecia ya hay bastantes grupos de enfermería en la red de SACYL...Los grupos pueden ser públicos o privados (contenidos restringidos a lista de usuarios) y esto es un detalle importante pues es posible que para una misma actividad se quiera crear un grupo privado como "centro de trabajo en red" y uno público como "herramienta de difusión".
Los grupos permiten enviar correos de forma simultánea a tod@s sus participantes, crear eventos en el calendario que cada participante puede aceptar en el suyo para que le alerte en el momento oportuno o generar alertas sobre los eventos desde el calendario grupal. Los eventos pueden ser de diversa índole (Reunión, tarea, aviso...) y se pueden programar de forma periodica con bastante flexibilidad (por ejemplo "el primer jueves de mes").
Según como se tenga configurado el PC y cómo se programen las alertas estas pueden llegar por correo o "saltar" en el escritorio. El calendario también permite confirmar quienes acudirán al evento de forma sencilla.
Debe tenerse en cuenta a la hora de mirar el calendario que la vista por defecto nos muestra los eventos de nuestro calendario personal y los del grupo.
Pero sin duda la parte novedosa y potente de la herramienta es esa especie de "nube corporativa" que es el compartir archivos. No se trata sólo de un almacén de documentos en el que iríamos colocando las diferentes versiones de cada trabajo sino que permite la edición online simultánea (con funcionalidades restringidas aunque siempre se puede elegir 'editar en word' y sustituirlo) y con recuperación de versiones anteriores y control de editores.
Los documentos se pueden compartir con personas específicas y con todos los miembros de la organización (no me consta que se puedan ver desde fuera) y se pueden compartir sólo para leer o con permisos de edición.
Además de documentos word se pueden subir archivos PDF, imágenes, Excel (editables online), powerpoint (editables online) y se pueden organizar en diferentes carpetas. Desconozco los límites de tamaño por tipo de archivo o en total.
Mención aparte me merece el "bloc de notas" que usa la herramienta OneNote Online para cada bloc de notas se pueden crear secciones y, dentro de estas, diversas páginas... la edición es sencilla y bastante ágil.
La herramienta sería perfecta si... pues si permitiera compartir contenido fuera de la red corporativa pero se puede entender que se quiera evitar confundir lo publicado por las personas individualmente o en grupos con lo institucional así que puedo encontrar argumentos para justificar cierto grado de cierre en este aspecto.
Peor explicación le encuentro a la imposibilidad de generar encuestas... la plataforma permite generar encuestas bien mediante una opción de Excel que no tenemos activada o mediante una app de escritorio para la que no tenemos permisos de acceso (lo explico en esta nota). Dado el potencial de las herramientas validadas y la utilidad de conocer la opinión de los miembros de los equipos se pierte una gran oportunidad de potenciar la mejora continua y la investigación.
Por último unas palabras sobre los "conectores" enlaces de apps en nuestro grupo... permite crear alguna cosa interesante como una alerta sobre tuits de un usuario concreto o sobre un hastag concreto; para nuestro ensayo he elegido #365SACYL la alerta puede ser un resumen diario o "en directo".
En fin creo que vale la pena dar difusión a estas nuevas posibilidades, veo imprescindible hacerlo "en cercanía" (cursos presenciales prácticos) pero por lo menos esta entrada tiene lo esencial y no hay que leerse todo el tocho de microsoft del que disponemos en la intranet de SACYL.
Genial Salva por los cambios y las nuevas herramientas de las q disponéis!
ResponderEliminarEs cuestión de añadir "actitud" y ponerse en marcha a la hora de utilizar herramientas colabotativas.
Tu y yo, con otros lo hemos hecho y sin ni siquiera conocernos en persona, con resultados muy positivos! Así que ánimos y a utilizarlas como bien dices!
Te sigo y espero podamos hacer cosas juntos pronto!
Un abrazo!